Estas Normas por Decreto Supremo 039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Ley 26850) del 26 de Septiembre de 1998 DEROGA las Normas del Sistema de Abastecimiento (S.A.) del 01 al 04, quedando aún en vigencia las Normas del Sistema de Abastecimiento del 05 al 07.
Actualmente a partir del 16 de Marzo del 2001 entra en utilización el Texto Unico Ordenado – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que es el Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM y su reglamento D.S. 013-2001PCM. Esta ley establece las normas básicas que contiene los límites mínimos y máximos que deben observar las Entidades del Sector Público dentro de criterios de racionalidad y transparencia, en los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos. Dichos procesos comprenden todos los contratos que estén destinados a obtener bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las funciones del Estado.
Habiéndose derogado las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento S.A. 01 al S.A. 04, el grupo decidió hablar sobre las Normas que quedaron vigentes las cuales a continuación se detallan:
S.A. 05. UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES
Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad, para su custodia temporal, a través del Almacén Institucional, a excepción de aquellos que por su naturaleza y características propias (terrenos, edificios, semovientes, cultivos permanentes, infraestructura pública, barcos, aviones, etc), no sea posible hacerlo, los cuales ingresarán sólo simbólicamente; en ambos casos, previa elaboración de los correspondiente documentos fuente, tanto de ingreso como de salida.
Concepto
El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada con ese fin, el cual se inicia con la adquisición propiamente dicha de los bienes o servicios necesarios, a través de las formas y modalidades establecidas, con sujeción a los montos que para el efecto se fije en la Ley Anual del Presupuesto, incluyendo su recuperación.
El Ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando de afuera hacia adentro de ella, utilizando para el efecto, un lugar apropiado, previamente establecido. Este conlleva la realización de acciones administrativas específicas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes adquiridos al patrimonio de la entidad.
Hay acciones técnicas propias del ingreso físico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas áreas funcionales, de acuerdo a las característica de cada entidad.
La unidad en el ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control de las mismas o de la operaciones administrativas que al respecto se realicen.
Objetivo
Establecer un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de los bienes adquiridos por la entidad.
Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan custodia temporal de bienes.
Realizar un mejor control de los bienes adquiridos, durante su custodia temporal, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.
Base Legal
Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
Decreto Ley Nº 22867 que aprueba la Ley de Desconcentración de Atribuciones de los Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalización.
Directiva Nº 014-76-EF/76.20 que aprueba las Normas para determinar el valor de los bienes materiales a considerarse como activo fijo.
Acciones a desarrollar
01. La Oficina de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado, contará con áreas o espacios físicos, denominados ALMACEN, acondicionados especialmente para la custodia temporal de los bienes que la entidad suministra.
02. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal de Almacén, serán planificados atendiendo las necesidades y posibilidades de la entidad.
03. El ingreso físico de los bienes adquiridos o recuperados, se realizará únicamente a través del Almacén de la Oficina de Abastecimiento, tanto a nivel central domo desconcentrado.
04. Los Semovientes, alimentos frescos, productos cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos, valores, granos, etc. Cuya custodia por sus características propias demanda aislamiento, temperatura, iluminación, humedad, seguridad, amplitud, desplazamiento, etc, ingresarán físicamente por el área de custodia (propia o alquilada) que reúna las condiciones adecuadas, aunque estuviera a cargo de otro órgano, el cual para el caso, asume la responsabilidad de su permanencia física.
05. Los bienes que por sus características no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad o que las operaciones de ingreso resulten antieconómicas (edificios, terrenos, construcciones diversas, naves, etc) o urja utilizarlos de inmediato (Medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, etc) se asignarán directamente a los encargados de su utilización, quienes se responsabilizan del ingreso físico. El Almacén elaborará de inmediato, previa constatación in situ, los documentos fuente que fueren necesarios.
06. Los bienes ingresan con la Respectiva Orden de Compra – Guía de Internamiento (O/C) o Nota de Entrada a Almacén NEA, comprobándose que contenga principalmente los siguientes datos: Cantidad, peso, número de serie, estado, funcionamiento y otros que fueren pertinentes. Se dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia que pudiera encontrarse.
07. Los bienes que en aplicación de Normas de Sistema de Contabilidad, se consideren de Activo Fijo, luego del Ingreso Físico al Almacén y una vez asignado a los usuarios, serán codificados por la Oficina de Control Patrimonial Institucional, de acuerdo a las normas establecidas, a fin de identificarlos eventualmente.
El código de cada bien contendrá básicamente, el nombre de la dependencia en la que labora el trabajador al cual ha sido consignado éste, el código de la Cuenta de Mayor a la que pertenece de acuerdo a sus características, etc. El código será colocado en un lugar visible del propio bien.
08. LA Oficina de Abastecimiento de la entidad, elaborará y tramitará la aprobación de normas específicas de almacenamiento, las que serán de aplicación y cumplimiento obligatorio en toda área destinada a la custodia temporal de bienes (cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas de estacionamiento, áreas de reparación, depósitos, cajas de seguridad, establos, etc. Estas normas incluirán procedimientos, responsabilidad, condiciones e información que deben proporcionar al Almacén.
Mecanismos de Control
01. La Oficina de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén Institucional.
Asimismo, controlará permanentemente que éstos no sean adquiridos con dineros del Fondo para Pagos en Efectivo, cuyo uso, de acuerdo a la NGT-05 Uso de Fondo par Pagos en Efectivo, aprobada por la Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15 del 06 de Mayo de 1980 …Es únicamente para atender el pago de gastos menudos y urgentes y excepcionalmente viáticos no programables y jornales.
De haberse presentado esta anomalía, coordinará con la Oficina de Control Patrimonial de la Entidad, la forma de regularizar, POR ESTA Y UNICA VEZ, esta situación.
02. La Oficina de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal (Almacenamiento) que operan en la entidad, precisando, entre otros datos importantes, sus características, ubicación, responsables, etc. , para efecto de control, acondicionamiento permanente y disponibilidad inmediata en casos de imprevistos.
03. La oficina de Abastecimiento informará periódicamente a la Oficina General de Administración o unidad orgánica que haga sus veces en la entidad, las irregularidades que detecte en la tramitación del ingreso de bienes o en el cumplimiento de disposiciones específicas emitidas, para las acciones de su competencia.
04. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir un flujo regular en el ingreso físico de bienes de la entidad.
05. Constatar si son fundadas o procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal de bienes de la entidad, elevando los informes correspondientes a la Oficina General de Administración, proponiendo la solución de las mismas.
S.A. 06. AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios de instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia con la política de austeridad y racionabilidad en el gasto público.
Concepto
Se entiende por Austeridad del Abastecimiento, a la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, al mesurado uso de los limitados recursos asignados a la entidad y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condición básica del abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos de la entidad. Compete a la Oficina de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar o proponer a la Alta Dirección de la Entidad, los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de línea de la entidad.
Objetivo
Fijar criterios para hacer más racional el uso de los medios materiales de los que disponen las entidades.
Propiciar el uso de criterios técnicamente elaborados.
La Oficina de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional, los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva Nº 01-89-INAP/DNA, que aprueba las Normas para Programar el Abastecimiento de Bienes y Servicios No Personales.
Base Legal
Ley Nº 14816 – Ley Orgánica del Presupuesto Funcional de la República y su complementaria, la Ley 16360.
Decreto Ley Nº 21372 que instituye el Sistema Estadístico Nacional.
Decreto Ley Nº 20316 que instituye el Sistema de Racionalización.
Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
Directiva Nº 001-89-INAP/DNA, que aprueba las Normas para la Programación del Abastecimiento
Acciones a Desarrollar
01. La Oficina de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera o utiliza, a efecto de contar con elementos de juicio valederos para orientar a la austeridad.
02. La Oficina de Abastecimiento adecuará a la realidad institucional, los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva Nº 001-89-INAP/DNA que aprueba las Normas para la Programación del Abastecimiento, estableciendo de ser necesario, nuevos criterios para tal fin.
03. Las orientaciones de política que la Oficina de Abastecimiento proponga a la Alta Dirección en el respectivo Plan de Acción, Plan de Obtención, etc, se orientarán a implementar las medidas de austeridad.
04. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, la Oficina de Abastecimiento coordinará básicamente con los Organos de Línea, Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la realización de estudios conjuntos o sincronización de esfuerzos, a fin de evitar que se presenten discrepancias entre ellos.
05. Para orientar la austeridad, la Oficina de Abastecimiento producirá y proporcionará los instrumentos e instituciones que fueren necesarios, entre ellos.
Estandarización de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad.
Realización de bienes o servicios catalogados, de los cuales se puede prescindir.
Imprimir en los respectivos Cuadros de Necesidades, datos de los Bienes o servicios programables, como una medida para que las dependencias solicitantes no incluyan en ellos cualquier bien o servicio, aunque no les esa necesario.
Establecer de acuerdo a la función, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc. La cantidad máxima que puede programarse por cada bien o servicio seleccionado.
Mecanismos de Control
01. El Director General de Administración o quien haga sus veces en la entidad, supervisará las labores de la Oficina de Abastecimiento para operativizar los criterios de austeridad.
02. La Oficina de Abastecimiento informará periódicamente al Director General de Administración, las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen las inobservancias de las medidas de austeridad en el abastecimiento
S.A. 07. VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes o servicios de los que dispone la entidad.
Concepto
La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios.
Básicamente la verificación se refiere a la existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado); al estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y, las condiciones de utilización para constatar en qué se utilizan, lugar, habilidad del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el uso, en beneficio de la organización en su conjunto.
Objetivo
Efectuar un seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.
Recabar información de las existencias de bienes y servicios, para realizar un Abastecimiento más eficaz.
Evitar la acumulación improductiva de bienes y servicios innecesarios para la entidad.
Base Legal
Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
Decreto Ley Nº 22867 que aprueba la Ley de Desconcentración de Atribuciones de los Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalización.
Directiva Nº 001-89-INAP/DNA, que aprueba las Normas para la Programación del Abastecimiento.
Directiva Nº 002-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas para la Elaboración del Plan Integrado del Abastecimiento.
Acciones a Desarrollar
01. La Oficina de Abastecimiento elaborará normas específicas de aplicación institucional, para efecto de verificación de bienes y servicios, precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidad.
02. En Inventario Físico es una forma de verificación y está a cargo del Director General de Administración.
03. Es principio general que en el acto del inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de bienes, lo que NO impide su presencia, para facilitar la identificación y constatar el acto, por interés individual.
Mecanismos de Control
01. La Oficina General de Administración o unidad orgánica que haga sus veces en la entidad, supervisará el cumplimiento del calendario de verificación de bienes que establezca.
02. Se verificará las existencias físicas y el cumplimiento de las normas establecidas para el efecto.
PROCESO DE ABASTECIMIENTO
El Sistema contable establecido por medio de estas normas enfoca el problema de la contabilización de los Bienes del Gobierno Central como un proceso sistemático, continuo y racional del abastecimiento público, que tiene por finalidad ordenar el modus operandi de las dependencias encargadas de la administración de los recursos materiales.
El Proceso de Abastecimiento consta de las 4 etapas siguientes:
1. Programación
2. Adquisición
3. Almacenamiento
4. Distribución
1. La Programación. Es la fase en que se realiza la formulación de las necesidades de artículos de cada una de las dependencia del Ministerio que participan en los programas presupuestario y se produce la consolidación de las mismas para determinar los bienes que deben adquirirse y la forma como ha de realizarse el abastecimiento oportuno.
2. La Adquisición u Obtención. Es la etapa que comprende los procedimientos para la adquisición de artículos o elementos en la cantidad necesaria, en el momento oportuno y al precio de mercado más conveniente, ciñéndose a los dispositivos legales vigentes. Esta etapa cubre asimismo a los aspectos relativos a la consecución de elementos por medios diferentes a la de compra de materiales a terceros, tales como donaciones recibidas, sobrantes de los inventarios y otros.
3. El Almacenamiento. Es la etapa que abarca las operaciones de recepción y custodia de los artículos adquiridos según programación y de los obtenidos por cualquier otro concepto.
4. La Distribución. Consiste en la entrega de los artículos almacenados a cada una de las dependencias solicitantes, en cumplimiento de la programación establecida. Conforme a los lineamientos del proceso de abastecimiento y por tratarse de un sistema especializado que no comprende solamente aspectos de contabilización, sino que cubre actos meramente administrativos, se presenta en seguida de manera integral, tanto el juego de formulario de abastecimiento como la secuencia en que se desenvuelven en cada una de las etapas.
PROGRAMACIÓN
Para el cumplimiento de esta etapa, se utiliza el siguiente formulario:
CUADRO DE NECESIDADES
FINALIDAD
Tiene por finalidad hacer conocer ordenadamente las necesidades de artículos de las distintas dependencias en cada entidad del sector público. Esta información fluye en forma ascendente y se consolida sucesivamente en cada dependencia inmediata superior hasta la Dirección Ejecutiva correspondiente que actúa como Jefatura de Programa, a fin de que sirva a la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o, a la unidad administrativa que haga sus veces, como base para la elaboración del Presupuesto de Abastecimiento de artículos a nivel ministerial.
Este Formulario se utiliza en toda dependencia que requiera de artículos para su funcionamiento.
DESCRIPCIÓN
Encabezamiento
Nombre del Ministerio o Entidad
Nombre del Formulario : CUADRO DE NECESIDADES
Año : EL que corresponda al ejercicio presupuestal
Código (de las dependencias): Asignado por las oficinas de Organización y Métodos de cada Sector
Afectación Presupuestaria: Conforme a la Codificación de la Clasificación Programática del Gasto Público (Código del Programa y del Sub Programa)
Nº de empleados: cantidad de servidores de la Dependencia.
Cuerpo
Nº de Orden : Numeración sucesiva de los renglones
Artículos :
Código: Para indicar la numeración correspondiente al artículo de conformidad con el Catálogo de Bienes existente en cada Ministerio o Entidad.
Descripción: Nombre de los artículos de uso común o de consumo.
Cantidad : Necesidades de cada artículo para el ejercicio presupuestal correspondiente.
Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos solicitados.
Calendario de Entrega (Unidades): Determinación de los períodos de entrega semestral.
Ajustes : Para considerar las modificaciones presupuestales y/o ceñirse a las necesidades reales de las dependencias.
Cantidad : Número de artículos considerados para el ejercicio presupuestal correspondiente.
Valor Total : Importe en soles, correspondiente al número de artículos ajustados (Presupuesto de Abastecimiento) multiplicado por el "Valor Unitario", que se encuentra en el Presupuesto de Compras.
Estas Columnas serán utilizadas exclusivamente por la dependencia encargada de la consolidación del Abastecimiento.
NÚMERO DE COPIAS Y SU DISTRIBUCIÓN
Este formato se prepara en original y dos (02) copias.
Original: Para remitir a la Dirección de Abastecimientos, Mantenimiento y Servicios Auxiliar (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces, encargada de la consolidación.
Primera Copia: Para la Jefatura Inmediata Superior
Segunda Copia: Para el archivo de la dependencia de origen.
FORMULARIO
ADQUISICIÓN U OBTENCION
Para el cumplimiento de esta etapa, se utilizan los siguientes formularios:
Solicitud de Cotización
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Orden de Compra –Guía de Internamiento
Nota de Entrada al Almacén
SOLICITUD DE COTIZACION
2.1. FINALIDAD
Tiene por finalidad solicitar a tres o más proveedores (en cumplimiento de los dispositivos legales vigentes) la cotización de los artículos por adquirir, con el propósito que el Comité de Adquisiciones establezca las comparaciones del precios, calidad, especificaciones y fecha de entrega más conveniente.
2.2. DESCRIPCIÓN
El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones.
En el Anverso
2.2.1. Encabezamiento
Nombre del Ministerio o Entidad, considerando además la dirección y teléfono de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Nombre del Formulario : SOLICITUD DE COTIZACION
Número : Numeración consecutiva a la solicitud anterior, en relación al ejercicio presupuestal.
Fecha: La correspondiente a la formulación del pedido de cotización.
Señor (es) : Para consignar el nombre o razón social del proveedor.
Dirección y Teléfono : Se inscribirá la dirección y teléfono del proveedor.
Sirva(n)se cotizarnos precios netos de los artículos que se detallan más abajo, para ser entregados en : Para …. Indicar la Dirección donde serán recepcionadas las respuestas a las solicitudes de cotización.
Artículo : Se divide en tres columnas
Cantidad : Se anotará el número de artículos necesarios según programación
Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos solicitados.
Descripción : Nombre de los artículos solicitados, de uso común o de consumo.
Precios : Divididas en dos columnas que serán llenadas por el proveedor.
Unitario : Valor unitario del artículo solicitado..
Total : Valor obtenido al multiplicar Cantidad por Precio Unitario.
Plazo de Entrega: Indicar la fecha máxima de recepción de documentos.
Fecha : La que consigna el proveedor al devolver el documento.
Firma del Director de Abastecimiento o Jefe de la Unidad Administrativa que haga sus veces.
Firma y Sello del Proveedor : Para consignar la firma del proveedor.
2.3. NUMERO DE COPIAS Y DISTRIBUCION
El Formulario se prepara en Original y tantas copias como proveedores sean solicitados.
Original : Para el archivo de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Copia : Una para cada proveedor que sea solicitado.
2.4. FORMULARIO
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
3.1. FINALIDAD
Tiene por finalidad trasladar las informaciones proporcionadas por los proveedores en las solicitudes de cotización, con el propósito de comprar precios, calidad, especificaciones, fecha de entrega y otras características requeridas para otorgar la Buena Pro a los proveedores que coticen en las mejores condiciones.
3.2. DESCRIPCIÓN
El formulario está de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones.
En el Anverso
3.2.1. Encabezamiento
Nombre del Ministerio o entidad
Nombre y Nº del Formulario: CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES, numerado en forma consecutiva al cuadro anterior.
Dependencia: Indicar el nombre de la unidad administrativa encargada de ejecutar las adquisiciones.
Referencia: Solicitud de Cotización Nº ….. Indicar el número que corresponda a la solicitud de cotización comparada.
Fecha : La correspondiente a la preparación del documento.
3.2.2. Cuerpo
Referencias del Solicitante:
1. Nombre o razón social : De cada uno de los proveedores consignados en las columnas correspondientes.
2. Representante : Persona autorizada por los proveedores para actuar como nexo entre el cotizante y el comprador
3. Fecha de Entrega Ofrecida : La señalada por los proveedores para entregar los artículos.
Artículo : Se divide en cuatro columnas
Nº de Orden : Numeración sucesiva de los renglones.
Descripción : Nombre de los artículos de uso común o de consumo cotizados.
Cantidad : Se anota el número de artículos cotizados.
Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos cotizados.
Precios Netos : Divididas en ocho sub columnas distribuidas de la siguiente manera.
Unitario : Es el precio neto de cada artículo cotizado por cada proveedor.
Total : Es el producto de multiplicar la cantidad por el precio neto unitario.
Las columnas sub-restantes tienen la misma aplicación
En el Reverso
3.2.3. Encabezamiento
Título : ACTA DE OTORGAMIENTO (Del comité de Adquisiciones)
3.2.4. Cuerpo
Dividida en 5 columnas:
Número de Orden : Numeración señalada para el artículo cotizado.
Proveedor : El nombre o razón social del proveedor que ha obtenido la Buena Pro.
Neto Cotizado : Se considera el precio neto total indicado en el anverso.
Justificación : Breve explicación del por qué el Comité de Adquisiciones otorgó la Buena-Pro para cada artículo.
Observaciones : Anotación especial referente al proveedor (Competencia, experiencia, calidad de los artículos, etc).
3.3. BASE
Lugar y fecha : Localidad de la dependencia y fecha de la formulación del documento.
Firmas : Las de los miembros integrantes del Comité de Adquisiciones.
3.4. NUMERO DE COPIAS Y DISTRIBUCION
Se prepara en Original y Copia.
Original : Para el archivo de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces
Copia : Para remitir al Comité de Adquisiciones
3.5. FORMULARIO
ORDEN DE COMPRA
4.1. FINALIDAD
Tiene por finalidad servir como documento fuente en el área de abastecimiento, para formalizar el convenio de compra entre proveedor y la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces, en cumplimiento de la Buena-Pró otorgada por el Comité de Adquisiciones.
4.2. DESCRIPCIÓN
El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones.
En el Anverso
4.2.1. Encabezamiento
Nombre del Ministerio o Entidad, considerando además la dirección y teléfono de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Nombre del Formulario : ORDEN DE COMPRA – GUIA DE INTERNAMIENTO
Número : El asignado al documento en forma sucesiva por la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Día, mes y año: Para indicar la fecha en que se formula el documento.
4.2.2. Cuerpo
Señor (es): Indicar el nombre o razón social del proveedor cuya solicitud de cotización obtuvo la Buena-Pró.
Dirección : Escribir la Dirección del Proveedor.
Le agradeceremos enviar a nuestro almacén en : …………………
Se escribirá el lugar donde está situado el almacén de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Referencia:
Se hará mención de los documentos que precedieron a la formulación de la Orden de Compra (Solicitud de Cotización Nº ………………., Cuadro comparativo de Cotizaciones – Nº ….)
Facturar a nombre de : Indicar el nombre de la dependencia que efectuará el pago.
Artículo
Código: Clasificación del artículo de conformidad con el Catálogo de Bienes existentes en cada Entidad.
Cantidad: Número de artículos a comprar.
Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos a comprar.
Descripción : Nombre de los artículos por adquirir, de uso común o de consumo.
Valor
Unitario: Precio cotizado por unidad por cada artículo.
Total : Resultado de multiplicar las cantidades por el valor unitario de los bienes por adquirir.
Ordenación de la Compra: Firmas de los servidores que ordenen o autoricen la adquisición (Director de Abastecimiento y Jefe de Adquisiciones o quienes hagan sus veces).
Afectación Presupuestal : Conforme a la codificación de la Clasificación Programática del Gasto Público (Código del Programa y del Sub-Programa).
Distribución Contable : Cuentas por pagar: El importe total de la adquisición en soles, a renglón seguido de este recuadro se consigna: Recibí Conforme: Firma autorizada del Jefe de Almacén al recepcionar los artículos adquiridos.
Día, Mes y Año: Fecha correspondiente a la recepción de los Artículos adquiridos.
En el Reverso
Recuadro para uso exclusivo del Jefe de Almacén
Título . Catálogo de Bienes, se divide en dos columnas.
Primera Columna : Grupo Nº : Para escribir el número de la agrupación genérica que le corresponde a cada artículo dentro del Catálogo de Bienes existente en cada Ministerio o Entidad.
Segunda Columna : Valor: Para anotar el importe de cada uno de los grupos.
Total : Se escribe la suma de la columna Valor.
4.3. NUMERO DE COPIAS Y SU DISTRIBUCION
Original : Para remitir al proveedor.
Primera Copia : Para remitir al almacén ( Al recibir los artículos, se canjeará esta copia por el original para adjuntarla como documento fuente para el Parte Diario y remitirla a la Dirección de Presupuesto y Contabilidad.
Segunda Copia : Para remitir al Almacén (Archivo)
Tercera Copia : Para el Archivo de la unidad administrativa encargada de las adquisiciones.
4.4. FORMULARIO
NOTA DE ENTRADA A ALMACEN
5.1. FINALIDAD
Tiene por finalidad servir de documento fuente en el área de bienes y comprobar el ingreso de los artículos al almacén por cualquier concepto distinto de la adquisición a proveedores nacionales o extranjeros.
5.2. DESCRIPCIÓN
5.2.1. Encabezamiento
Nombre del Ministerio o Entidad.
Nombre del Formulario : NOTA DE ENTRADA A ALMACEN.
Procedencia : Nombre o razón social de la persona, institución o dependencia quien dona, transfiere o devuelve artículos al almacén.
Con destino a : Para indicar el nombre de la dependencia que va a hacer uso del artículo ingresado.
Según : Para describir la clase de documentos y su numeración (Resolución, Acta, etc.) que ha dado origen al ingreso de artículos.
Recuadro Derecho.
Número : El asignado al documento en forma sucesiva por la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Día, mes y año: Para indicar la fecha en que se formula el documento.
5.2.2. Cuerpo
Dividido en cuatro sub columnas.
Artículo
Código : Clasificación del artículo de conformidad con el Catálogo de Bienes existentes en cada ministerio o entidad.
Cantidad : Número de artículos recibidos.
Descripción : Nombre de cada uno de los artículos de uso común o de consumo.
Valor : Dividida en 2 sub columnas:
Unitario : Valor estimado o consignado en la documentación recibida para cada artículo ingresado.
Total : Producto de multiplicar la sub-columna Cantidad, por la sub-columna Valor Unitario.
En los recuadros en donde se indicarán con un aspa (x) las Cuentas del Mayor afectadas por el ingreso de cada uno de los artículos al almacén, indicando en cada caso, los importes respectivos en soles.
5.3. BASE
El Director de Abastecimiento : Para consignar la firma del Director de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o del Jefe de la Unidad Administrativa que haga sus veces.
Jefe del Almacén : Para consignar la firma del almacenero responsable de la verificación de la recepción.
EN EL REVERSO
Recuadro para uso exclusivo del Jefe de Almacén.
Título : Catálogo de Bienes
Grupo Nº : Para escribir el número de las agrupaciones genéricas del Catálogo de Bienes de cada Ministerio o Entidad.
Valor : Para anotar el importe en soles de cada agrupación del Catálogo de Bienes.
En el total escribir la suma de la columna 2.
5.4. NUMERO DE COPIAS Y SU DISTRIBUCION
Original : Para remitir a la Dirección de Presupuesto y Contabilidad.
Copia : Para el archivo del almacén
5.5. FORMULARIO
ALMACENAMIENTO
Para el cumplimiento de esta etapa, se utilizan los siguientes formularios:
Existencias Valoradas de Almacén (Kardex).
Control Visible de Almacén.
EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN (KARDEX)
6.1. FINALIDAD
Tiene por finalidad establecer el registro permanente de los inventarios, suministrar información del movimiento de entrada y salida de los artículos en almacén así como determinar las existencias en cantidades totales unitarias debidamente valorizadas.
6.2. DESCRIPCIÓN
El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones.
En el Anverso
6.2.1. Encabezamiento
Nombre del Formulario : EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN (KARDEX)
Tarjeta Nº ………… Numeración sucesiva de cada tarjeta.
6.2.2. Cuerpo
Fecha : La correspondiente al día, mes y año del movimiento de cada uno de los artículos.
Comprobante : Dividida en 2 sub-columnas
Clase : Tipo de documento que ampare el movimiento de los artículos en almacén.
Nº …….. : El correspondiente al documento de entrada o salida.
Cantidad : Dividida en 3 sub-columnas
Entrada : Cantidad de los artículos ingresados
Salida : Cantidad de los artículo egresados.
Saldo : Diferencia de las sub-columnas Entrada y Salida.
Costo Promedio: Esta columna se utilizará al aplicarse el Método de Evaluación (costo promedio).
Importe : Dividida en 3 columnas
Entrada : Valor en soles de los artículos ingresados
Salida : Valor en soles de los artículo egresados.
Saldo : Diferencia de las sub-columnas Entrada y Salida.
6.3. BASE
Artículo : Nombre de cada artículo.
Marca y Serie : Especificación de fábrica de cada artículo.
Unidad : Medida utilizada para contar, medir y pesar los artículos.
Código : El correspondiente al artículo de conformidad con el Catálogo de Bienes existente en cada Ministerio o Entidad.
Grupo : Es la agrupación genérica que le corresponde a cada artículo dentro del Catálogo de Bienes existente en cada Ministerio o Entidad.
Consumo mensual aproximado : Para fijar el mínimo y máximo de los artículos almacenados.
6.4. UTILIZACION
De uso exclusivo del almacenero.
6.5. FORMULARIO
CONTROL VISIBLE DE ALMACEN
FINALIDAD
Tiene por finalidad facilitar la localización y controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de cada artículo almacenado.
DESCRIPCION
El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones:
En el Anverso
7.2.1. Encabezamiento
Nombre del Formulario : CONTROL VISIBLE DE ALMACEN.
Nº ……….. Numeración sucesiva de cada tarjeta.
Artículo : Nombre de cada artículo almacenado y sus características (una tarjeta por artículo)
Serie Nº …………………… Para consignar la numeración de fábrica del artículo.
Código : Clasificación del artículo de conformidad con el Catálogo de Bienes existente en cada Ministerio o Entidad.
Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos almacenados.
7.2.2. Cuerpo
Fecha : La correspondiente al día, mes y año del movimiento.
Movimiento (Unidades) : Dividida en 3 sub-columnas.
Entrada : Cantidad de los artículos ingresados.
Salida : Cantidad de los artículos egresados.
Saldo : Diferencia de las sub-columnas Entrada y Salida.
7.3. UTILIZACION
De uso exclusivo del almacenero.
7.4. FORMULARIO
DISTRIBUCIÓN
8.1. PEDIDO – COMPROBANTE DE SALIDA
Tiene por finalidad servir de documento fuente en el área de bienes, facilitar el pedido y despacho de los artículos de cada dependencia así como de información contable de los artículos egresados del almacén.
8.2. DESCRIPCIÓN
El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones.
En el Anverso
8.2.1. Encabezamiento
Nombre del Ministerio o Entidad.
Dependencia Solicitante : Para indicar el nombre de la dependencia que utiliza el formulario.
Nombre del Formulario : PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA
Código de la Dependencia : Asignado por la Oficinas de Organización y Métodos de cada ministerio o entidad.
Lugar y Fecha : Localidad de la dependencia, y fecha de formulación del documento.
8.2.2. Cuerpo
Solicito entregar a : Para indicar el nombre de la persona que recibirá los artículos pedidos.
Con destino a : Para consignar el lugar donde van a ser utilizados los artículos pedidos.
Recuadro para indicar la afectación presupuestal al considerando los siguientes códigos.
Cuenta Mayor : El correspondiente a la Nomenclatura de Cuentas de la Contabilidad Prespuestal expedido por la Dirección General de Contabilidad Pública.
Programa y sub programa : Conforme a la Codificación de la Clasificación Programática del Gasto Público.
Pedido Nº ……: Es el número consecutivo impreso, correspondiente al Pedido Comprobante de Salida.
Salidad Nº ……: Es el consignado por el almacenero, al despachar el pedido de artículos.
Renglones : Aparecen impresos los números en cada uno de los renglones del formulario en forma sucesiva.
Solicitando (Artículos) : Deben ser utilizada, por la dependencia solicitante, indicando la cantidad pedida y las características de los artículos programados en sus Cuadros de Necesidades.
Se divide en tres Sub-columnas
Código : Clasificación del artículo pedido, de conformidad con el Catálogo de Bienes existentes en cada Ministerio o Entidad.
Cantidad : Número de artículos solicitados.
Descripción : Nombre de los artículos de uso común o de consumo.
Despachado : Para ser utilizada por el almacenero e indicar la cantidad despachada y las características de los artículos.
Se divide en cuatro sub columnas.
Especificaciones : Para indicar la marca y número de serie de los artículos despachados.
Clasificación : Para consignar la clasificación genérica de los artículos conforme al Catálogo de Bienes de cada Ministerio o Entidad.
Cantidad Despachada : Número de artículos despachados.
Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos entregados.
Valores : Divida en os sub-columnas.
Unitario : Valor de cada artículo considerado en la Tarjeta de Existencia Valoradas de Almacén.
Total : Producto obtenido al multiplicar la sub-columna Cantidad Despachada por la sub-columna Valor Unitario.
8.3. BASE
En los recuadros en donde se indicarán con un aspa (x) las Cuentas del Mayor afectadas por el egreso de cada uno de los artículos almacenados, indicando en cada caso, los importes respectivos en soles.
A renglón seguido deben firmar las siguientes personas:
1. Solicitante : Persona autorizada para formular el pedido en la dependencia solicitante.
2. Director de Abastecimiento o el Jefe de la Unidad Administrativa que haga sus veces.
3. Jefe del Almacén : Persona responsable de controlar el movimiento y custodia de los artículos almacenados.
4. Recibí conforme : Persona que recepciona los artículos solicitados.
Recuadro : Formulario a utilizado hasta el renglón Nº ….. Inclusive: Para indicar, en letras el número correspondiente al último renglón utilizado en el formulario.
Fecha : La correspondiente a la recepción de los artículos.
En el reverso :
Recuadro para uso exclusivo del Jefe de Almacén
Título : CATALOGO DE BIENES
Dividido en 2 columnas
Grupo : Escribir el número de las agrupaciones genéricas del Catálogo de Bienes de cada Ministerio o Entidad.
Valor : Escribir el importe en soles de cada agrupación del Catálogo de Bienes.
Total : Escribir la Suma de la columna Valor.
8.4. NUMERO DE COPIAS Y SU DISTRIBUCIÓN
Original : Para remitir a la Dirección de Presupuesto y Contabilidad (Anexa al Parte Diario de Almacén).
Primera Copia : Para el archivo de Almacén.
Segunda Copia : Para la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces.
Tercera y Cuarta Copia : Para el archivo de la dependencia Solicitante.
8.5. FORMULARIO
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PACASMAYO
– SAN PEDRO DE LLOC-
COMENTARIO DEL TEXTO UNICO ORDENADO DE LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO – PARA EL EJERCICIO FISCAL 2001
T.U.O. DECRETO SUPREMO Nº 012-2001-PCM
REGLAMENTO DECRETO SUPREMO Nº 013-2001-PCM
TEXTO UNICO ORDENADO DE LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO
(D. S. Nº 012-2001-PCM Y REGLAMENTO D. S. Nº 013-2001-PCM)
COMENTARIO:
El Artículo 16º del Decreto Legislativo Nº 909-2000 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2001, trata sobre los Montos para la determinación de los Procesos de Selección para efectuar Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, siendo las siguientes:
a) CONTRATACION DE OBRAS
Licitación Pública.- Si el valor referencial es igual o superior a S/. 900,000.00
Adjudicación Directa.- Si el valor referencial es inferior a S/. 900,000.00
b) ADQUISICION DE BIENES Y DE SUMINISTROS
Licitación Pública.- Si el valor referencial es igual o superior a S/. 350,000.00
Adjudicación Directa.- Si el valor referencial es inferior a S/. 350,000.00
El presente inciso se aplica a los contratos de arrendamiento financiero.
c) CONTRATACION DE SERVICIOS Y DE CONSULTORIA
Tales como prestaciones de empresas de servicios, compañías de seguros, contratos de arrendamiento no financieros y del personal contratado directamente por locación de servicios, así como investigaciones, proyectos, estudios, diseños, supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditorías, asesorías y peritajes.
Concurso Público.- Si el valor referencial es igual o superior a S/. 150,000.00
Adjudicación Directa.- Si el valor referencial es inferior a S/. 150,000.00
FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA ENTIDAD
La más alta autoridad de la Entidad es el Titular del Pliego (Art. 4º del Reglamento y Art. 6º de la Ley Nº 27209 Ley de Gestion Presupuestaria del Estado).
La máxima autoridad administrativa es el funcionario de mayor nivel jerárquico en las empresas o entidades del Estado, cualquiera sea su régimen presupuestario, que tiene a su cargo la gestión técnica, administrativa y financiera de los asuntos de la Entidad, en virtud de sus normas de organización interna y, en particular, la dirección y ejecución de los asuntos relativos a los procesos de adquisición y contratación (Art. 4º del Reglamento)
DEL COMITE ESPECIAL
Para cada proceso de selección la Entidad designará un Comité Especial que deberá llevar adelante el proceso (Art. 23º del TUO).
El Comité Especial es el órgano designado mediante resolución por el Titular del Pliego o por la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda, para conducir los procesos de selección hasta el consentimiento de la Buena Pro.
En la designación del Comité Especial se indicará el número de miembros, el cual será siempre impar, con un mínimo de tres (3) y un máximo de cinco (5) integrantes, los nombres de éstos y de los miembros suplentes y quien actuará como presidente.
La designación del Comité Especial podrá ser para más de un proceso de selección, siempre que así lo establezca la resolución mediante la cual se formaliza el encargo y se cumplan las condiciones señaladas en la Ley y el Reglamento.
Los integrantes del Comité Especial, titulares y suplentes, no pueden ser removidos, salvo caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio declarados mediante resolución debidamente motivada (Art. 4º inciso c) y Art. 34º del Reglamento).
COMPETENCIA DEL COMITE ESPECIAL
Los procesos de selección serán conducidos por un Comité Especial, el cual se encargará de su organización y ejecución, desde la preparación de las Bases, absolución de consultas, evaluación de observaciones, recepción de ofertas, calificación de postores, evaluación de propuestas y, en general, todo acto necesario o conveniente, hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme (Art. 33º del Reglamento).
FORMALIZACION DEL COMITE ESPECIAL
La decisión mediante la cual se designa al Comité Especial es notificada a las personas designadas.
Conjuntamente con el documento de designación, se entregará al Comité Especial los documentos en que consten la descripción y especificaciones técnicas de los bienes, servicios o ejecución de obras, así como la información técnica y económica que pueda servirle para cumplir con su función.
El Comité Especial deberá instalarse en forma inmediata a su designación, a efecto de cumplir con el encargo recibido en formaoportuna. Elaboradas las Bases por el Comité Especial, éste las elevará a la autoridad competente para su aprobación. Una vez aprobadas, el Comité Especial dispondrá la realización de la convocatoria.
Durante el desempeño de su encargo, el Comité Especial está facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o áreas pertinentes de la Entidad, las que estarán obligadas a brindarlo bajo responsabilidad (Art. 37º del Reglamento).
CESE DE LAS FUNCIONES DEL COMITE ESPECIAL
El Comité Especial cesa en sus funciones cuando el otorgamiento de la Buena Pro queda consentido o cuando se produzca la cancelación del proceso (Art. 39º del Reglamento).
COMITE ESPECIAL PERMANENTE
Para los procesos de selección de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, la Entidad podrá designar un Comité Especial Permanente (Art. 34º del Reglamento).
DE LOS PROCESOS DE SELECCION
Para ser postor se requiere no estar incluido en el Registro de inhabilitados para Contratar con el Estado; en procesos de selección para la ejecución o consultoría de obras será necesaria además la inscripción en el Registro Nacional de Contratistas.
En todos los casos para ser postor, se requiere que en la propuesta el postor presente una Declaración Jurada de no tener sanción vigente según el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado, la misma que en caso de ser favorecido con la Buena Pro, deberá reemplazar por un certificado emitido por el registro respectivo, salvo en los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía en los cuales la verificación será efectuada por la Entidad (Art. 8º del TUO).
DEL REGISTRO DE LOS PROCESOS DE SELECCION
La Entidad obligatoriamente llevará un registro de los procesos de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, así como de los contratos derivados de éstos.
Dicho registro contendrá la relación resumida de los procesos de selección realizados durante cada año y deberá consignar como mínimo:
a) Número del proceso de selección;
b) Objeto del proceso;
c) Valor Referencial;
d) Nombre del contratista;
e) Monto del contrato;
f) Valorizaciones aprobadas, de ser el caso;
g) Plazo contractual y plazo efectivo de ejecución;
h) Penalidades y sanciones consentidas y resueltas definitivamente;
i) Costo final.
La información sobre los procesos realizados deberá ser remitida trimestralmente al CONSUCODE en la forma establecida por éste, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la finalización de cada período.
Asimismo en cumplimiento de lo establecido por el último párrafo del Art. 47º del TUO, la Entidad remitirá trimestralmente a la Contraloría Genral de la República la relación de las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Directas Públicas, Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía que hayan concluido (Art. 10º del Reglamento).
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS DE SELECCION
A. Licitación Pública: Bienes, Suministros y Contratación de Obras.
1) Licitación Pública de Bienes, Suministros y Ejecución de Obras:
a) Licitación Pública Nacional:
Para Adquisición de Bienes y Suministros producidos por empresas que cuenten con planta industrial instalada en el país;
Para la Ejecución de Obras por empresas que tengan instalaciones en el país.
b) Licitación Pública Internacional:
Para la Adquisición de Bienes y Suministros que no se elaboren en el país;
Para Obras, cuando las características técnicas de éstas requieran de participación internacional.
B. Concurso Público: Se convoca, para:
Contratación de Servicios en general;
Contratación de Servicios de Consultoría; y,
Contratación de Arrendamiento de bienes.
Servicios en general.- Son aquellos que la Entidad contrata con terceros, ya sean éstos personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades técnicas como: Limpieza, Vigilancia, Reparaciones y otras similares.
Servicios de Consultoría.- Son aquellos de carácter profesional, altamente califficados, prestados por personas naturales o jurídicas para investigaciones, proyectos, estudios, supervisiones, inspecciones, gerencias, auditorías especiales distintas a las previstas en el Decreto Legislativo Nº 850 y las asesorías profesionales especializadas.
Arrendamiento.- Se entiende por arrendamiento el contrato por el cual el contratista se obliga a ceder temporalmente a la Entidad el uso de un bien a cambio de una renta convenida.
C. Adjudicación Directa: Se convoca para la adquisición de bienes, suministro o arrendamiento de bienes; para la contratación de servicios en general, de servicios de consultoría y de ejecución de obras, conforme a los márgenes establecidos en la Ley Anual de Presupuesto.
El procedimiento de Adjudicación Directa se aplica en los siguientes casos:
CONTRATACION DE OBRAS
Si el valor referencial es inferior a S/. 900,000.00
ADQUISICION DE BIENES Y DE SUMINISTROS
Si el valor referencial es inferior a S/. 350,000.00
El presente inciso se aplica a los contratos de arrendamiento financiero.
CONTRATACION DE SERVICIOS Y DE CONSULTORIA
Si el valor referencial es inferior a S/. 150,000.00
a) Adjudicación Directa Pública.- Se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto. Se publica la Convocatoria y el Otorgamiento de la Buena Pro. La declaración de Desierta obliga a una segunda convocatoria del mismo tipo que se utilizó en la primera.
Es decir que se publicará la convocatoria para Adjudicación Directa, cuando su monto sea mayor a:
S/. 450,000.00 para Obras
S/. 175,000.00 para Adquisición de Bienes y de Suministros
S/. 75,000.00 para Contratación de Servicios y de Consultoría.
b) Adjudicación Directa Selectiva.- Se convoca cuando:
El monto es igual o menor al 50% del límite máximo para la Adjudicación Directa.
Una Licitación Pública o Concurso Público ha sido declarado desierto en dos (2) oportunidades.
Caracerísticas de la Adjudicación Directa Selectiva:
No requiere de publicación.
Se efectúa por invitación.
Debe convocarse, por lo menos, a tres (3) proveedores.
Se exonera de tres (3) proveedores mediante resolución sustentatoria, por el Titular del Pliego o la Máxima Autoridad Administrativa, siempre que los bienes, servicios o ejecución de obras estén destinados a satisfacer necesidades de la Entidad en la localidad en que se realiza el proceso. Si dicha necesidad está destinada a satisfacer la necesidad de otras sedes no procede.
Las convocatorias serán notificadas a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME, la que se encargará de difundirlas entre las pequeñas y microempresas.
La declaración de desierta de una Adjudicación Directa Selectiva obliga a una segunda convocatoria del mismo tipo que se utilizó en la primera.
Es decir que No se publicará la convocatoria para Adjudicación Directa, cuando su monto sea igual o menor a:
S/. 450,000.00 para Obras
S/. 175,000.00 para Adquisición de Bienes y de Suministros
S/. 75,000.00 para Contratación de Servicios y de Consultoría.
D. Adjudicación de Menor Cuantía: Se convoca para:
a) En general:
La adquisición, suministro o arrendamiento de bienes
Servicios en general
Servicios de consultoría
Ejecución de obras
Siempre que sus montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para Licitaciones y Concursos.
Lo que significa que:
Para Obras será menor a S/. 90,000.00
Para Adquisición de Bienes y de Suministros será menor a S/. 35,000.00
Para Contratación de Servicios y de Consultoría será menor a S/. 15,000.00
b) Las adquisiciones y contrataciones que se efectúen como consecuencia de las exoneraciones de los procesos entre Entidades del Estado.
c) Los supuestos a que se refieren los literales b) de los incisos 1) y 2) del Art. 32º del TUO.
Art. 32, inciso 1) En el supuesto de que una Licitación Pública o un Concurso Público sean declarados desiertos en dos oportunidades, se convoca a un proceso de Adjudicación Directa, en cuyo caso:
b) Si no quedara válida oferta alguna, se procede a una Adjudicación de Menor Cuantía;
Art. 32, inciso 2) En el supuesto de que una Adjudicación Directa sea declarada desierta, se procede a una segunda convocatoria, en cuyo caso:
b) Si no quedara válida oferta alguna, se declarará desierta y se procede a una Adjudicación de Menor Cuantía.
La convocatoria de los procesos de selección de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios, cuyos valores referencialessean iguales o superiores a cuatro (4) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) se notificará a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME, la que se encargará de difundirla entre las pequeñas y microempresas (Art. 93º del Reglamento).
La convocatoria de Adjudicaciones de Menor Cuantía destinadas a la contratación de Ejecución de Obras, cuyos valores refernciales sean iguales o mayores a diez (10) Unidades Impositivas Tributarias (UIT), se notificará a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME, la que se encargará de difundirla entre pequeñas y microempresas (Art. 100º del Reglamento).
El Decreto Supremo Nº 145-2000-EF determina el Valor de la Unidad Impositiva Tributaria para el Año 2001 en S/ 3,000.00 nuevos soles.
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON CARGO AL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
Las adquisiciones y contrataciones que, por razones de necesidad y eficiencia y con sujeción a las normas de tesorería, se efectúen con cargo al Fondo para pagos en Efectivo o al Fondo Fijo para Caja Chica, se realizarán mediante acciones directas, no encontrándose sujetas al cumplimiento de los requisitos de la Ley.
Debiéndose ejecutar mediante esta modalidad, adquisiciones y contrataciones no programables cuyo monto no supere, en cada caso, una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la contratación o adquisición, los mismos que se sustentarán con los comprobantes de pago emitidos conforme a las normas vigentes.
REQUISITOS A TENER EN CUENTA PARA EL PROCESO DE SELECCION POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA PARA ADQUISICION DE BIENES Y SUMINISTROS
Para ser postor, se requiere no estar incluido en el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado.
En todos los casos para ser postor, se requiere que en la propuesta el postor presente una Declaración Jurada de no tener sanción vigente según el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado, la misma que, en caso de ser favorecido con la Buena Pro, deberá reemplazar por un certificado emitido por el registro respectivo (Art. 8º del TUO).
PASOS A SEGUIR:
1. Designación del Comité Especial y/o Comité Especial Permanente (Art. 34º del Reglamento)
2. El Comité Especial y/o el Comité Especial Permanente elaborará las Bases conforme a los requerimientos del área usuaria (Art. 37º del Reglamento).
3. Las Bases deberán serán aprobadas por la autoridad competente (Art. 37º del Reglamento).
4. Se cursará el oficio de invitación a cada postor para participar en el proceso de selección (Art. 85º Reglamento).
5. Los postores serán un mínimo de tres (Art. 85º Reglamento).
6. Los postores comprarán y recabarán las Bases en el lugar establecido en la convocatoria (Art. 84º del Reglamento).
7. Los postores presentarán sus propuestas en dos (2) sobres cerrados al Comité Especial y/o Comité Especial Permanente dentro del plazo establecido en la Convocatoria (Art. 55º y 84º del Reglamento).
8. El contenido de los sobres para la adquisición de bienes y suministros, deberá ajustarse a lo siguiente:
Propuesta Técnica: (Art. 60º del Reglamento).
Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de su representante legal, domicilio, inscripción en los Registros Públicos, cuando corresponda, e indicación del documento de identidad. Por ningún motivo se ixigirá la presentación de certificados o documentos, ya sea en original o copia.
Promesa de consorcio, de ser el caso.
Declaración Jurada simple en la cual manifieste lo siguiente: ( Art. 56º del Reglamento).
a.- Que no tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al Artículo 9º de la Ley;
b.- Que conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección;
c.- Que es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para efectos del proceso;
d.- Que se compromete a mantener su oferta durante el proceso de selección y a suscribir el contrato en caso de resultar favorecido con la Buena Pro; y
e.- Que conoce las sanciones contenidas en la Ley y su Reglamento, así como en la Ley Nº 25035, Ley de Simplificación Administrativa, y además disposiciones reglamentarias, complementarias y modificatorias.
Declaración Jurada de ser una pequeña o una microempresa, de ser el caso.
Descripción de la especificación técnica cumpliendo lo requerido por la Entidad, sustentada, según corresponda, con folletos, muestras, planos, catálogos, certificados de calidad y salubridad, entre otros.
Carta de compromiso en la que se consigne las condiciones de entrega o suministro, plazos o calendarios.
Descripción de la red de distribución de reparación y mantenimiento cuando se trate de adquisición de maquinaria y equipo.
Para acreditar las prestaciones relacionadas con el objeto de la convocatoria, se podrá solicitar la presentación de certificados, constancias o copias simples de los contratos, según corresponda, hasta por un máximo de diez (10).
Propuesta Económica: (Art. 60º del Reglamento).
Monto total de la oferta y precios unitarios cuando sea el caso.
Oferta de financiamiento, si fuese el caso, de acuerdo con lo dispuesto en las Bases.
9. Evaluación y calificación de propuestas que es realizada por el Comité Especial y/o Comité Especial Permanente (Art. 90º del Reglamento).
10. La responsabilidad por el otorgamiento de la Buena Pro recae en el Comité Especial y/o Comité Especial Permanente, (Art. 33º del Reglamento).
11. El Comité Especial y/o Comité Especial Permanente notificará por escrito el otorgamiento de la Buena Pro al postor ganador, notificando además en forma inmediata con el acta de otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad (Art. 71º y 91º del Reglamento).
12. Antes de la suscripción del contrato, el postor ganador deberá presentar la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado expedida por el CONSUCODE (Art. 118º del Reglamento).
13. La recepción y conformidad de los bienes y suministros es responsabilidad de la unidad encargada de la administración (Almacén para el caso de bienes corrientes) y de los servidores designados por la Entidad (para el caso de bienes de capital).
14. Se procederá a realizar los trámites administrativos correspondientes para la cancelación de la obligación por la adquisición de bienes y suministros.
REQUISITOS A TENER EN CUENTA PARA EL PROCESO DE SELECCION POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS EN GENERAL
Para ser postor, se requiere no estar incluido en el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado.
En todos los casos para ser postor, se requiere que en la propuesta el postor presente una Declaración Jurada de no tener sanción vigente según el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado, la misma que, en caso de ser favorecido con la Buena Pro, deberá reemplazar por un certificado emitido por el registro respectivo (Art. 8º del TUO).
PASOS A SEGUIR:
1. Designación del Comité Especial y/o Comité Especial Permanente (Art. 34º del Reglamento).
2. El Comité Especial y/o el Comité Especial Permanente elaborará las Bases conforme a los requerimientos del área usuaria (Art. 37º del Reglamento).
3. Las Bases deberán serán aprobadas por la autoridad competente (Art. 37º del Reglamento).
4. Se cursará el oficio de invitación a cada postor para participar en el proceso de selección (Art. 85º Reglamento).
5. Los postores serán un mínimo de tres (Art. 85º Reglamento).
6. Los postores comprarán y recabarán las Bases en el lugar establecido en la convocatoria (Art. 84º del Reglamento).
7. Los postores presentarán sus propuestas en dos (2) sobres cerrados al Comité Especial y/o Comité Especial Permanente dentro del plazo establecido en la Convocatoria (Art. 55º y 84º del Reglamento).
8. El contenido de los sobres para la adquisición de bienes y suministros, deberá ajustarse a lo siguiente:
Propuesta Técnica: (Art. 61º del Reglamento).
Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de su representante legal, domicilio, inscripción en los Registros Públicos, cuando corresponda, e indicación del documento de identidad. Por ningún motivo se ixigirá la presentación de certificados o documentos, ya sea en original o copia.
Promesa de consorcio, de ser el caso.
Declaración Jurada simple en la cual manifieste lo siguiente: ( Art. 56º del Reglamento).
a.- Que no tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al Artículo 9º de la Ley;
b.- Que conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección;
c.- Que es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para efectos del proceso;
d.- Que se compromete a mantener su oferta durante el proceso de selección y a suscribir el contrato en caso de resultar favorecido con la Buena Pro; y
e.- Que conoce las sanciones contenidas en la Ley y su Reglamento, así como en la Ley Nº 25035, Ley de Simplificación Administrativa, y además disposiciones reglamentarias, complementarias y modificatorias.
Declaración Jurada de ser una pequeña o microempresa, de ser el caso.
Información referida a los factores de evaluación considerados en las Bases, las que deberán especificar:
i. Para el portor: El tiempo de experiancia en la actividad, principales trabajos realizados y/o trabajos similares, que se sustentarán con copias simples de los certificados, constancias o los respectivos contratos, con un máximo de diez (10) trabajos en cada caso.
ii. Para el personal expresamente indicados en las Bases: El tiempo de experiencia en la actividad y principales trabajos realizados en la especialidad con un máximo de diez (10) documentos sustentatorios.
iii. Plan de trabajo, en el que se incluya, de ser el caso, el uso de medios tecnológicos.
Propuesta Económica: (Art. 61º del Reglamento).
Monto total de la propuesta y precios unitarios, tarifas o porcentajes cuando sea el caso.
Oferta de financiamiento, cuando sea el caso, de acuerdo con las Bases.
9. Evaluación y calificación de propuestas que es realizada por el Comité Especial y/o Comité Especial Permanente (Art. 90º del Reglamento).
10. La responsabilidad por el otorgamiento de la Buena Pro recae en el Comité Especial y/o Comité Especial Permanente, (Art. 33º del Reglamento).
11. El Comité Especial y/o Comité Especial Permanente notificará por escrito el otorgamiento de la Buena Pro al postor ganador, notificando además en forma inmediata con el acta de otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad (Art. 71º y 91º del Reglamento).
12. Antes de la suscripción del contrato, el postor ganador deberá presentar la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado expedida por el CONSUCODE (Art. 118º del Reglamento).
13. La recepción y conformidad de los servicios en general es responsabilidad de la administración, debiéndose evacuar un informe de conformidad de recepción de los servicios y cuando el caso lo amerite se deberá elaborar un Acta de recepción de conformidad de los servicios recibidos debiéndose consignar el número del contrato y orden de servicio, fecha y lugar de entrega y comprobante de pago válido, para efectos de devengar la obligación de acuerdo a los procedimientos de presupuesto y tesorería.
14. Se procederá a realizar los trámites administrativos correspondientes para la cancelación de la obligación por la contratación de los servicios en general.
REQUISITOS A TENER EN CUENTA PARA EL PROCESO DE SELECCION POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS DE CONSULTORIA
Para ser postor, se requiere no estar incluido en el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado; en procesos de selección para la ejecución o consultoría de obras será necesaria además la inscripción en el Registro Nacional de Contratistas.
En todos los casos para ser postor, se requiere que en la propuesta el postor presente una Declaración Jurada de no tener sanción vigente según el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado, la misma que, en caso de ser favorecido con la Buena Pro, deberá reemplazar por un certificado emitido por el registro respectivo (Art. 8º del TUO).
PASOS A SEGUIR:
1. Designación del Comité Especial y/o Comité Especial Permanente (Art. 34º del Reglamento).
2. El Comité Especial y/o el Comité Especial Permanente elaborará las Bases conforme a los requerimientos del área usuaria (Art. 37º del Reglamento).
3. Las Bases deberán serán aprobadas por la autoridad competente (Art. 37º del Reglamento).
4. Se cursará el oficio de invitación a cada postor para participar en el proceso de selección (Art. 85º Reglamento).
5. Los postores serán un mínimo de tres (Art. 85º Reglamento).
6. Los postores comprarán y recabarán las Bases en el lugar establecido en la convocatoria (Art. 84º del Reglamento).
7. Los postores presentarán sus propuestas en dos (2) sobres cerrados al Comité Especial y/o Comité Especial Permanente dentro del plazo establecido en la Convocatoria (Art. 55º y 84º del Reglamento).
8. El contenido de los sobres para la adquisición de bienes y suministros, deberá ajustarse a lo siguiente:
Propuesta Técnica: (Art. 62º del Reglamento).
Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de su representante legal, domicilio, inscripción en los Registros Públicos, cuando corresponda, e indicación del documento de identidad. Por ningún motivo se ixigirá la presentación de certificados o documentos, ya sea en original o copia.
Promesa de consorcio, de ser el caso.
Copia simple del Certificado de Inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas, para el caso de consultoría de obras.
Declaración Jurada simple en la cual manifieste lo siguiente: ( Art. 56º del Reglamento).
a.- Que no tiene impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al Artículo 9º de la Ley;
b.- Que conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección;
c.- Que es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para efectos del proceso;
d.- Que se compromete a mantener su oferta durante el proceso de selección y a suscribir el contrato en caso de resultar favorecido con la Buena Pro; y
e.- Que conoce las sanciones contenidas en la Ley y su Reglamento, así como en la Ley Nº 25035, Ley de Simplificación Administrativa, y además disposiciones reglamentarias, complementarias y modificatorias.
Declaración Jurada de ser una pequeña o microempresa, de ser el caso.
Información referida a los factores de evaluación considerados en las Bases, las que deberán especificar:
i. Para el portor: El tiempo en la actividad que se sustenta con la fecha de inicio de las actividades o de constitucuión, según corresponda; experiencia en la actividad que se acredita con los principales trabajos realizados, con un máximo de cinco (5) sustentados en copia simple de certificados, constancias o contratos; y experiencia en la especialidad, que se demuestra con los trabajos similares, con un máximo de cinco (5) sustentados en copia simple de certificados, constancias o contratos. La especialidad consignada en el Certificado de Inscripción expedido por el CONSUCODE no es, en ningún caso, causal de eliminación en el proceso de selección.
ii. Para el personal expresamente indicados en las Bases: Tiempo en el ejercicio de la profesión que se sustenta con la fecha de colegiación o documento anólogo; experiencia en la actividad, que se acredita con los principales trabajos realizados, con un máximo de cinco (5) sustentados en copia simple de certificados, constancias o contratos; y experiencia en la especialidad, que se demuestra con los trabajos similares, con un máximo de cinco /5) sustentados en copia simple de certificados, constancias o contratos.
iii. Plan de trabajo e innovación tecnológica, de ser el caso.
Propuesta Económica: (Art. 62º del Reglamento).
Monto total de la propuesta y precios unitarios, tarifas o porcentajes si fuese el caso.
Oferta de financiamiento, si estuviese previsto en las Bases.
9. Evaluación y calificación de propuestas que es realizada por el Comité Especial y/o Comité Especial Permanente (Art. 90º del Reglamento).
10. La responsabilidad por el otorgamiento de la Buena Pro recae en el Comité Especial y/o Comité Especial Permanente, (Art. 33º del Reglamento).
11. El Comité Especial y/o Comité Especial Permanente notificará por escrito el otorgamiento de la Buena Pro al postor ganador, notificando además en forma inmediata con el acta de otorgamiento de la Buena Pro a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad (Art. 71º y 91º del Reglamento).
12. Antes de la suscripción del contrato, el postor ganador deberá presentar la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado expedida por el CONSUCODE (Art. 118º del Reglamento).
13. La recepción y conformidad de los servicios de consultoría es responsabilidad de la administración, debiéndose elaborar un Acta de recepción de conformidad de los servicios de consultoría recibidos debiéndose consignar el número del contrato y orden de servicio, fecha y lugar de entrega y comprobante de pago válido, para efectos de devengar la obligación de acuerdo a los procedimientos de presupuesto y tesorería.
14. Se procederá a realizar los trámites administrativos correspondientes para la cancelación de la obligación por la contratación de los servicios de consultoría.
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